Formalités administratives en cas de problèmes techniques
En cas de problème technique à la VAT Signing Card (VSC)
En cas de problème technique au Fiscal Data Module (FDM)
En cas de problème technique au système de caisse
Formalités administratives en cas de problèmes techniques
À compter de la mise en service du système de caisse enregistreuse, l’assujetti est tenu d’être en possession d’une provision de notes ou reçus tels que visés à l’article 22, de l’arrêté royal n° 1 sur le lieu où le système de caisse enregistreuse est installé (art. 21bis, § 4, alinéa 2, de l’arrêté royal n° 1).
En cas de dysfonctionnement du système de caisse enregistreuse (quelle que soit la raison), l’assujetti est tenu de délivrer une note ou un reçu (art. 21bis, § 4, alinéa 3, de l’arrêté royal n° 1).
Afin de s’assurer qu’un assujetti qui utilise le système de caisse enregistreuse (parce qu’il y est obligé ou de manière volontaire) puisse à tout moment remplir ses obligations fiscales, il doit, en vertu de l’article 21bis, § 5, de l’arrêté royal n° 1, agir comme suit durant toute période au cours de laquelle son système de caisse enregistreuse n’est pas en état de fonctionner :
- Il conserve une provision de notes ou reçus où son système de caisse enregistreuse est installé. Cette provision doit être suffisante compte tenu de l’étendue de son activité économique et disponible à compter de la date de mise en service de son système de caisse enregistreuse.
- Il informe le team SCE du SPF Finances, dans les sept jours calendrier, des problèmes techniques de son système de caisse enregistreuse en envoyant un e-mail à secr.gksce@minfin.fed.be. Il y mentionne brièvement la nature du problème, ainsi que la date et l’heure à partir desquelles plus aucun ticket de caisse correct n’a pu être émis par le système de caisse enregistreuse. Si le problème a déjà été résolu lors de l’envoi de cet e-mail, il mentionne également la date et l’heure à partir desquelles il peut à nouveau émettre des tickets de caisse corrects par son système de caisse enregistreuse, le nombre de notes ou de reçus délivrés et les numéros de début et de fin des notes ou reçus délivrés. Si le problème n’est pas encore résolu lors de l’envoi du premier e-mail, ces données feront l’objet d’un mail séparé.
- Lors de tout problème technique empêchant la délivrance d’un ticket de caisse enregistreuse correct au moyen du système de caisse enregistreuse, une note ou un reçu doit être délivré pour la fourniture de repas et de boissons consommées à l’occasion de ces repas. L’attention est attirée sur le fait que durant la procédure de secours, la délivrance d’une note ou d’un reçu ne peut pas être remplacée par l’émission d’une facture, même si la facture est émise à l’achèvement du service ou au moment de la livraison.
Les interruptions techniques doivent toujours être signalées. Si cette procédure n’est pas suivie correctement et entièrement, l’assujetti est présumé ne pas avoir délivré de document de contrôle.
En cas de problème technique à la VAT Signing Card (VSC)
L’assujetti communique sans délai au SPF Finances tout dysfonctionnement de la VSC qui lui a été attribuée et en demande le remplacement. La demande d’une VSC et sa mise hors service sont toutes deux effectuées en ligne via www.finances.belgium.be > E-services > Module d’enregistrement du système de caisse enregistreuse). En attendant, il applique la procédure telle que décrite ci-dessus.
Dès que l’assujetti reçoit sa nouvelle VSC (de remplacement) du SPF Finances, il l’introduit sans délai dans le FDM, ce qui déclenchera l’activation unique avec code PIN.
La VSC est considérée comme une pièce relative à l’activité exercée qui, sur la base des articles 60 et 61 du Code de la TVA, doit être conservée durant la période légale ordinaire et être communiquée à toute requête d’un agent contrôleur.
En cas de problème technique au Fiscal Data Module (FDM)
L’assujetti informe sans délai l’administration de la mise hors service d’un FDM et de la mise en service d’un nouveau FDM via l'e-service (www.finances.belgium.be > E-services > Module d’enregistrement du système de caisse enregistreuse).
Sur la base des articles 60 et 61 du Code de la TVA, l’assujetti est tenu de conserver l’ensemble des données stockées dans le FDM durant la période légale ordinaire. Il doit dès lors continuer à conserver le FDM complet.
Toutefois, afin de permettre au distributeur/fabricant d’effectuer des analyses techniques (que ce soit ou non dans le cadre de la garantie légale), le FDM peut quitter son lieu d’installation d’origine pour autant que les conditions suivantes soient remplies :
- l’assujetti effectue lui-même un copie complète (automatique) des données par le biais de l’activation du port 3 (insertion d’une carte SD) et il conserve cette carte SD comprenant les données de la période précitée
- l’assujetti conserve le FDM défectueux au siège d’exploitation durant une période d’un mois afin de permettre à l’administration d’effectuer elle-même une copie si elle l’estime nécessaire
Entretemps, il applique la procédure décrite ci-dessus.
En cas de problème technique au système de caisse
Dans ce cas, l’assujetti est dans l’impossibilité d’enregistrer la moindre transaction via son système de caisse enregistreuse (sont visés l’encodage des données PLU et/ou l’impression d’un ticket de caisse valable). La solution d’un problème de ce type relève de la relation professionnelle entre l’assujetti et le vendeur/distributeur de son système de caisse.
